Les procédures de réalisation d`une Assemblée générale annuelle d`une association incorporée varient d`une organisation à l`autres; Toutefois, la Loi énonce des règles minimales obligatoires pour donner un avis et mener une Assemblée générale annuelle. La constitution d`une association est exigée pour préciser les types de résolutions qui peuvent être votées au moyen d`un scrutin postal ou électronique. Le vote par procuration est également une caractéristique importante de la gouvernance d`entreprise par le biais de l`énoncé de procuration. Les entreprises utilisent des agences de sollicitation de procurations comme Boudicca proxy consultants pour sécuriser les votes par procuration. Un Comité est un groupe de membres de l`Association incorporée qui sont choisis pour prendre des décisions sur des questions précises au nom de celui-ci. Si la Constitution modèle s`applique, un Comité doit, sur demande écrite (peut être sous forme électronique) d`au moins 25% du nombre total de membres, convoquer une Assemblée générale spéciale de l`Association. La demande de la réunion: s`il existe des circonstances exceptionnelles empêchant votre association de tenir son Assemblée générale annuelle à la date d`échéance, vous pouvez remplir et déposer une demande de prolongation de délai pour tenir une Assemblée générale annuelle ou un pavillon États financiers (Word, 147KO). Les détails des locataires sont sur le formulaire. La Constitution de l`Association est exigée pour inclure des dispositions concernant l`inspection des livres et des documents de l`Association.

Les assemblées générales (autres que l`Assemblée générale annuelle) sont appelées assemblées générales spéciales et doivent avoir un but spécifique. Les membres doivent fournir la certification, qu`ils peuvent faire sur le formulaire de déclaration annuelle. Pour obtenir une copie du formulaire, consultez notre page Déclaration annuelle-associations constituées en société. Si un membre fait une demande écrite pour une copie des règles ou des procès-verbaux, l`Association doit en donner une copie dans les 14 jours. En général, les questions de décision d`une association lors d`une Assemblée générale doivent être déterminées par résolution ordinaire. Une résolution ordinaire est adoptée par une majorité simple de membres. Cela signifie qu`il est soutenu par plus de la moitié des votes valides exprimés par les membres de l`Association. Une association doit tenir sa première Assemblée générale annuelle dans les 18 mois suivant son incorporation et toutes les assemblées générales annuelles ultérieures doivent avoir lieu dans les cinq mois qui suivent la fin de l`exercice de l`Association. Le vote par procuration est automatiquement interdit dans les organisations qui ont adopté les règles d`ordre de Robert nouvellement révisées (RONR) ou le code de procédure parlementaire standard (TSC) en tant qu`autorité parlementaire, à moins qu`il ne soit prévu dans ses statuts ou sa Charte ou par les lois de son état d`incorporation.

[64] [65] le règlement de Robert dit: «si la loi en vertu de laquelle une organisation est incorporée permet le vote par procuration pour être interdite par une disposition des statuts, l`adoption de ce livre comme autorité parlementaire par prescription dans les statuts devrait être traitée comme suffisante l`accomplissement de ce résultat». [66] Demeter dit la même chose, mais affirme également que «si ces lois n`interdisent pas le vote par procuration, l`organisme peut adopter une loi autorisant le vote par procuration pour n`importe quel but désiré.» [67] RONR opines, «ordinairement, il ne devrait pas être autorisé ni exigé, parce que le vote par procuration est incompatible avec les caractéristiques essentielles d`une Assemblée délibérative dans laquelle l`appartenance est individuelle, personnelle et non transférable. Dans une société par actions, d`autre part, lorsque la propriété est transférable, la voix et le vote du membre est également transférable, par l`utilisation d`une procuration. [68] bien que Riddick opine que «le vote par procuration appartient bien à incorporer des organismes qui traitent des stocks ou de l`immobilier, et dans certaines organisations politiques», il énonce également, «si un État habilite une organisation incorporée à utiliser le vote par procuration, que droit ne peut être nié dans les statuts. Riddick opines plus, «vote par procuration n`est pas recommandé pour une utilisation ordinaire.